Como construir workflows que otimizam a rotina do time e aumentam o lucro da empresa?
Otimizar processos é cada vez mais uma questão de sobrevivência para as empresas no mundo atual. Negócios de todos os tamanhos estão adotando soluções para automatizar tarefas repetitivas em busca de eficiência operacional, economia de tempo, recursos e melhoria da qualidade dos serviços.
E embora todos entendam essa necessidade, criar processos mecânicos para otimizar a rotina de times inteiros não é nada fácil.
Por isso, nas próximas linhas, você verá como construir Workflows que vão resolver problemas de ineficiência operacional, falta de visibilidade sobre o status e o progresso dos projetos, falhas na comunicação entre os times, sobrecarga de trabalho, falta de consistência nas entregas e outros.
O que são fluxos de trabalho e como eles são úteis?
Os fluxos de trabalho ou Workflows são uma série de atividades inter-relacionadas que são organizadas com o objetivo de transformar uma demanda em um produto, serviço ou informação.
Pode parecer uma definição muito simples e comum, mas na prática ainda é muito difícil ver empresas implementando esse sistema de forma eficiente.
Exemplos práticos de um fluxo de trabalho:
✔ Processo de aprovação de documentos (envolve revisão, aprovação e arquivamento de documentos);
✔ Uma jornada do cliente em um site de comércio eletrônico;
✔ Atendimento de clientes (triagem, atribuição de ticket, acompanhamento e resolução do problema);
✔ ️Processo de integração de novos funcionários em uma empresa (recepção do novo colaborador, treinamento, orientação e configuração).
A construção cuidadosa de fluxos de trabalho permite visualizar, entender e otimizar processos complexos, resultando em maior eficiência e consistência operacional.
Como construir workflows eficientes
Veja abaixo um guia passo a passo para construir fluxos de trabalho eficientes do zero:
1. Entenda os processos existentes
Antes de criar um fluxo de trabalho, é crucial entender os processos que serão automatizados. Para isso, você precisará ter um mapa exato de todas as etapas, identificando as partes responsáveis por cada tarefa e as interações entre as atividades.
Esta compreensão profunda é a base para um fluxo de trabalho eficiente.
2. Identifique objetivos claros
Você já deve ter ouvido a famosa frase que diz que “para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”. Sem objetivos claros, um workflow nem mesmo começará a ser feito!
Por isso, determine o que a empresa espera alcançar com a automação: redução de tempo? Diminuição de erros? Melhoria na colaboração ou uma combinação desses fatores?
Objetivos claros ajudarão a orientar o melhor design para o fluxo de trabalho.
3. Envolva as partes interessadas
Converse com as pessoas envolvidas no processo, incluindo funcionários que executam as tarefas, supervisores e outras partes interessadas.
Compreender suas necessidades e desafios é fundamental para criar um fluxo de trabalho que seja realmente eficaz e adotado pelas equipes.
4. Escolha a ferramenta certa
Cada negócio possui suas particularidades, por isso não basta escolher qualquer ferramenta ou a ferramenta de uma empresa X. Busque uma solução de automação de fluxos customizável às suas necessidades específicas.
Considere também a facilidade de uso e a capacidade de integração com outras ferramentas e sistemas existentes.
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5. Projete o fluxo de trabalho
Crie um modelo inicial de fluxo de trabalho, detalhando cada etapa do processo.
Determine as condições de início e término de cada atividade, bem como as regras a que todos devem estar atentos. Certifique-se de que o fluxo de trabalho seja intuitivo e fácil de entender para os usuários finais.
6. Automatize com inteligência
Ao automatizar, foque nas tarefas que são repetitivas, demoradas e propensas a erros.
Use a automação para simplificar essas atividades, liberando tempo para que as equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas e criativas.
7. Integre com Outras Ferramentas
Integre o fluxo de trabalho com outras ferramentas e sistemas que sua organização utiliza, como sistemas de CRM, software de gestão de projetos ou ferramentas de comunicação.
A integração perfeita permite uma troca eficiente de dados e informações.
8. Teste e melhore
Antes de implementar totalmente o fluxo, introduza parcialmente e faça testes para identificar possíveis pontos de melhoria. Peça feedback dos times envolvidos e esteja disposto a mudar o que for necessário. A melhoria contínua é essencial para fluxos de trabalho realmente eficientes.
9. Treine as pessoas envolvidas
Garanta que todos recebam o treinamento adequado de preferência, um treinamento prático, para usar o novo fluxo de trabalho. Além disso, dê o suporte contínuo para ajudar os funcionários a se familiarizar com o sistema.
10. Monitore e otimize
Tenha em mente que toda mudança gera resistência, mesmo quando a intenção é mudar para melhor e no caso do workflow, seu desempenho dependerá de muitos fatores, você só saberá se ele está de fato funcionando ou não se medir as variáveis que conectam ao seu objetivo.
Utilize os dados de tempo economizado, taxas de erros reduzidas e aumento da produtividade. E esteja pronto para fazer ajustes.
Construir fluxos de trabalho eficientes é um processo contínuo que requer compreensão profunda dos processos organizacionais, envolvimento das partes interessadas e uma abordagem iterativa para o design e a automação.
Como a empresa lucra com isso?
O impacto nos lucros da empresa são significativos, uma vez que os Workflows permitem visualizar fuga de energia e dinheiro. Veja alguns dos pontos em que a empresa aumenta os ganhos:
1. Redução de custos operacionais
A automação dos processos elimina tarefas manuais repetitivas, reduzindo os custos associados ao tempo e aos recursos humanos necessários para executar essas atividades.
Isso resulta em economias significativas a longo prazo, aumentando a lucratividade.
2. Aumento da produtividade
Workflows eficientes eliminam atrasos e gargalos, permitindo que as equipes concluam uma mesma tarefa em menos tempo, resultando em maior capacidade de produção e, eventualmente, em maior receita.
3. Redução de erros e melhoria da qualidade
Processos automatizados reduzem consideravelmente a probabilidade de erros humanos e menos erros significam menos retrabalho, menos tempo perdido e menos recursos desperdiçados em correções.
O resultado é uma operação mais eficiente e menos despesas associadas a esses erros.
4. Melhor tomada de decisão
Fluxos de trabalho eficientes incluem ferramentas de análise e relatórios integrados.
Ao ter acesso a dados precisos e em tempo real sobre o desempenho dos processos, as empresas podem tomar decisões informadas e estratégicas, direcionando seus recursos para áreas mais lucrativas do negócio.
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5. Melhoria na experiência do cliente
O sucesso de toda empresa vem da satisfação do cliente, por isso ele deve estar sempre no centro. E com os Workflows isso fica muito mais fácil!
Por meio de processos automatizados, as empresas conseguem oferecer um melhor atendimento ao cliente, processando pedidos mais rapidamente e fornecendo informações precisas, resultando em uma experiência positiva.
6. Maior eficiência na gestão do tempo
Com menos desperdício de tempo em tarefas repetitivas, administrativas e burocráticas, os gestores podem focar no que realmente importa: atividades estratégicas que promoverão o crescimento do negócio. Isso pode levar a melhores decisões de liderança e maior inovação.
Ao investir na construção e na otimização de fluxos de trabalho eficientes, as empresas, na verdade, estão se posicionando para um crescimento sustentável e uma maior lucratividade no futuro.
Seu negócio possui Workflows eficientes?
Toda empresa possui seus próprios processos. A pergunta é: eles são eficientes e ajudam a reduzir custos, aumentar lucros e motivar equipes?
Se a resposta foi não, tome cuidado! Você está perdendo dinheiro!
Conte com parceiros que tenham Know How no assunto. A TT possui soluções para a criação de Workflow do zero, além de oferecer um atendimento personalizado, com uma equipe de especialistas não terceirizados, que pode ajudar você na implementação eficiente de um fluxo de trabalho customizado para seu time!
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Além do know how tecnológico, nossa equipe conta com especialistas nos diferentes segmentos em que atuam, gerando valor aos negócios de nossos clientes, traduzindo seus conhecimentos em excelência nos processos operacionais, comerciais e regulatórios. Como resultado, entregamos otimização, padronização, redução de custos e foco na produtividade e qualidade.
