Um dos maiores problemas da Indústria é conseguir alinhar oferta e demanda para produzir exatamente aquilo que será vendido, evitando desperdícios de matéria prima e perdas financeiras.
É para isso que existe o “Planejamento de Vendas e Operações”, ou em inglês “Sales and Operations Planning”, também conhecido pela sigla S&OP.
O S&OP nada mais é do que um processo de gestão (inclusive antigo!) que as empresas utilizam para alinhar suas atividades de vendas, produção, distribuição e outras operações com as metas estratégicas e financeiras, com o objetivo de aumentar a eficiência operacional e alcançar os objetivos do negócio.
Com o S&OP é possível diminuir os custos de produção, de transporte e logística e aumentar a rapidez nas entregas, um KPI de extrema importância para os clientes.
O problema é que grande parte dos planejamentos de vendas e operações falham por uma série de fatores, assombrando todos os meses equipes de vendas, marketing, logística, supply chain, comercial, finanças e contabilidade!
Como saber se o seu S&OP contém falhas? Como fazer um planejamento eficiente?
Você verá a resposta para essas perguntas nas próximas linhas.
Fazendo um Plano de vendas e operações do zero
O planejamento é uma pedra angular para o sucesso de qualquer empresa, e é importante que todos do time tenham essa consciência e engajem no processo, principalmente a alta administração.
Acredite você ou não, a falta de engajamento de gestores é um dos principais fatores para o fracasso de um S&OP!
Além disso, muitas empresas erram por não compreender que o planejamento da produção, o plano de negócios e as estratégias precisam ser desenvolvidas de forma integrada com todas as equipes envolvidas.
Entendido isso, vamos aos passos práticos para a criação de um plano eficiente de operação:
Estabeleça uma comunicação clara e crie senso de colaboração
A comunicação clara e colaborativa entre todos os departamentos envolvidos na operação deve ser o passo número 1, já que todo o resto depende dessa integração.
Isso deve ser uma cultura!
As equipes de vendas devem compartilhar informações detalhadas sobre as expectativas dos clientes, enquanto as equipes de operações devem fornecer insights sobre as limitações da produção.
Uma plataforma de colaboração eficaz pode ajudar a evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam cientes das metas e desafios.
Colete os dados e faça as primeiras análises
Não tem como começar um planejamento sem dados! Afinal eles são insumos para prever cenários futuros de demanda, controlar o estoque e planejar a produção.
Portanto, o próximo passo para um S&OP eficaz é reunir os dados relevantes. Isso inclui vendas passadas, previsões de vendas futuras, informações de inventário e capacidade de produção.
Além disso, atente-se à qualidade dos dados utilizados, pois se as informações não forem precisas, os resultados do planejamento serão questionáveis!
Como fazer isso?
Por meio de boas ferramentas analíticas é possível identificar padrões, tendências e sazonalidades nos dados. Compreender profundamente os dados é essencial para tomar decisões informadas.
A TrackingTrade pode ajudá-lo coletando e entregando todos os dados organizados em um dashboard para que a sua única preocupação seja cuidar do planejamento! Clique aqui e fale com um dos nossos especialistas.
Faça a previsão da demanda
Com os primeiros dados em mãos e as equipes já em contato direto, é hora de aliar metodologias estatísticas ao conhecimento das equipes de operações e vendas para criar previsões e ajustar suas projeções de demanda.
Neste momento, fatores externos, como eventos sazonais, tendências do mercado e mudanças econômicas precisam ser levados em consideração.
Planeje o inventário e a produção
Agora seu time já tem números e projeções… Com base na demanda prevista, vocês farão o inventário com todos os suprimentos que serão utilizados na produção que atenderá essa demanda.
Com o inventário em mãos vocês poderão garantir que capacidade de produção esteja alinhada com as necessidades do mercado. Então, é hora de organizar o passo a passo e os processos da produção.
Planejamento da cadeia de suprimentos
Parte essencial do plano é a coordenação com os fornecedores e distribuidores para garantir que a cadeia de suprimentos seja eficiente e capaz de entregar os produtos no prazo, evitando rupturas ou excessos.
A comunicação e o bom relacionamento com os parceiros é essencial também nesta etapa.
Avalie e ajuste
O S&OP, como qualquer processo, é dinâmico e precisa ser iterativo, portanto revisado regularmente.
A maioria das empresas fazem ciclos mensais ou trimestrais.
Estabeleça reuniões no período que achar necessário, apenas tenha em mente que quanto menor o tempo entre as reuniões, mais fácil corrigir eventuais erros!
Nestes encontros o time precisa fazer a revisão dos dados, avaliação do desempenho passado e ajustes no plano conforme necessário. Estejam preparados para se adaptar às mudanças nas condições de mercado e nas demandas dos clientes.
Invista em tecnologia e treinamento
Utilizar ferramentas de software para automatizar partes do processo de S&OP, como sistemas de gestão empresarial (ERP) e softwares de planejamento de demanda, simplificam e muito a coleta e análise de dados.
Mas, lembre-se sempre de que antes da tecnologia, precisa vir a cultura! Senão, nem o melhor software funcionará!
Quem é diretamente afetado por um S&OP bem sucedido?
Basicamente todo mundo!
Se você é gestor, diretor, ou ocupa algum cargo que lida diretamente com decisões estratégicas baseadas em S&OP sabe que a alocação de recursos, expansão de capacidade ou cortes de custos dependem de um bom planejamento!
Portanto, diversas partes dentro e fora de uma organização são afetadas:
Alta administração
A alta administração é diretamente afetada, já que as decisões estratégicas, como investimentos, cortes, expansões são tomadas com base nas informações do S&OP.
Equipe de Vendas
Uma boa execução do S&OP ajuda as equipes de vendas a entender melhor a capacidade de entrega e a disponibilidade de produtos, o que afeta diretamente seus prazos de entrega, o relacionamento e a confiança com os clientes.
Equipe de Produção e Operações
Subprodução ou superprodução é um enorme problema para esta equipe! Portanto, um bom S&OP afeta diretamente a eficiência, os custos operacionais e o estresse do time.
Equipe de Logística e Cadeia de Suprimentos
A gestão de Supply Chain é diretamente impactada pelo planejamento de vendas e operações, pois precisa garantir que os materiais estejam disponíveis no momento certo para a produção e que os produtos acabados sejam entregues aos clientes no prazo!
Financeiro
As decisões do S&OP têm implicações diretas no orçamento da empresa, nas projeções de fluxo de caixa e nos resultados financeiros.
Clientes
Rupturas, atrasos na entrega do produto, frustração, quebra de confiança são alguns dos problemas que um planejamento de vendas e operações podem trazer aos clientes, fazendo com eles inclusive, deixem de consumir seus produtos!
Fornecedores
Com um planejamento ruim, os fornecedores podem não estar preparados para atender às demandas da empresa e colocar toda a estratégia em risco!
Equipe de Marketing
O S&OP fornece informações importantes sobre a demanda do mercado, o que ajuda a equipe de marketing a ajustar suas estratégias de promoção e lançamento de produtos.
Ações e Investidores
Os resultados financeiros impactados pelo S&OP podem afetar o valor das ações e a confiança dos investidores na empresa!
Por que grande parte dos planejamentos de vendas e operações falham?
Como você viu nos passos acima, o processo é complexo e envolve a colaboração de muitas áreas, mudança de cultura e engajamento!
Além disso, o avanço exponencial da tecnologia mudou todo o cenário e a velocidade das operações, consumo e acesso às informações. O que passou a demandar a coleta, integração e organização de dados de diversas fontes (outro problema eterno!).
As principais razões para o S&OP falhar são:
Falta de alinhamento estratégico
Muitas vezes as lideranças acreditam que todos os times da empresa e da operação compreendem os objetivos estratégicos da companhia. Mas, o óbvio também precisa ser dito, por isso todos os departamentos envolvidos no S&OP precisam estar sincronizados.
Falta de ferramentas adequadas
Mesmo em 2023, na era dos Stream de dados, muitas empresas ainda usam planilhas no excel e aplicativos isolados para planejar vendas e operações!
O resultado disso são dados inconsistentes ou imprecisos, o que influencia diretamente no planejamento e projeção de demanda, podendo resultar descontrole do estoque e planejamento ineficaz.
Falta de engajamento da administração
O S&OP é um projeto complexo, por isso, se a alta administração não estiver comprometida com o processo, nada acontecerá!
É preciso engajamento para a alocação dos recursos adequados e, principalmente, para a criação de uma cultura baseada em comunicação, transparência e dados.
Complexidade excessiva
Não é raro que as empresas criem processos complexos, com muitos níveis de aprovação em todas as áreas.
Esse comportamento torna a companhia lenta, com processos morosos e o S&OP ineficaz.
Sua empresa já possui um S&OP?
Grande parte das empresas já pratica o processo, mesmo que não dê a ele esse nome. Afinal de contas, é impossível sobreviver na indústria e varejo sem planejamento!
Utilize o último trimestre deste ano para rever seus processos de planejamento e invista em treinamentos e integrações para começar o próximo ano de forma estratégica.
Além disso, conte com parceiros que tenham Know How no assunto ou que já ajudam outras empresas em seus planejamentos como é o caso da TrackingTrade
A TT possui soluções para projetos S&OP, além de oferecer um atendimento personalizado, com uma equipe de especialistas não terceirizada, que pode ajudar você na implementação de um planejamento eficiente!
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Além do know how tecnológico, nossa equipe conta com especialistas nos diferentes segmentos em que atuam, gerando valor aos negócios de nossos clientes, traduzindo seus conhecimentos em excelência nos processos operacionais, comerciais e regulatórios. Como resultado, entregamos otimização, padronização, redução de custos e foco na produtividade e qualidade.
