Se você mora ou trabalha em um prédio, já deve ter enfrentado situações como: elevadores, piscinas e salões interditados para manutenção, perda de assembleia porque não recebeu (ou não viu) o comunicado, entre outras.

Isso porque condomínios e prédios comerciais funcionam, praticamente, como empresas: precisam de controle financeiro, gestão patrimonial, contratação de funcionários, manutenção de infraestrutura, zeladoria, segurança, comunicação com proprietários ou inquilinos e muito mais. 

É por esta razão que a gestão de condomínios é uma tarefa que exige organização, e eficiência.

Nas próximas linhas, você verá como o avanço da tecnologia, especialmente dos softwares de gestão, têm transformado esse processo, e como você pode economizar tempo e dinheiro com isso.

O desafio da gestão tradicional e como a tecnologia ajuda a economizar

Tradicionalmente, a gestão de condomínios sempre foi feita de maneira manual (e burocrática), com o uso de planilhas e controles em papel. Em muitos prédios ainda é assim.

Mas esse tipo de gestão não apenas torna o processo mais demorado como também aumenta os custos financeiros, tanto com material de escritório como também provenientes de erros, falhas de comunicação e manutenções tardias ou falhas e problemas em infraestrutura que podem resultar em obras e reformas não planejadas.

Imagine, por exemplo, que a manutenção programada dos elevadores ou das catracas não foram realizadas no tempo certo porque os gestores perderam o prazo.

A parada desses equipamentos pode gerar custos ainda maiores e comprometer a segurança de todos os usuários do condomínio.

Com a chegada dos softwares de gestão, essa realidade começou a mudar para melhor. As ferramentas digitais oferecem uma gama de funcionalidades que automatizam processos e simplificam a administração. 

Veja o passo a passo e os benefícios trazidos por softwares como o WeCheck, por exemplo:

Organização das Tarefas

Embora todo mundo saiba que gerenciar um prédio grande dá trabalho, não pensamos como isso é feito no dia a dia. Diariamente, centenas de atividades precisam ser realizadas para manter as áreas comuns de acordo com o que é previsto no regulamento interno: limpeza, zeladoria, funcionamento de sistemas de segurança, catracas, portarias remotas, etc.

O primeiro passo é sempre conhecer o que estamos tratando. Por isso, mapeie e organize todas essas atividades. Faça uma lista de todas elas e estabeleça quem são os responsáveis por cada uma e sua periodicidade. 

Esse primeiro passo nos levará ao seguinte…

Padronização dos processos

Após mapear e listar todas as tarefas necessárias para o bom funcionamento do prédio, é hora de traçar o plano!

A tecnologia permite padronizar os processos com checklists de manutenção predial, laudos de inspeção e até a abertura de chamados por parte dos condôminos, por exemplo.

Criando um workflow uma única vez, você terá padronizado processos que servirão por anos, economizando bastante tempo de gestores, funcionários e até condôminos.

Comunicação Eficiente

Comunique-se. O próximo passo da implementação é o uso por síndicos e administradores. O uso contínuo facilitará a comunicação entre eles, além de gerar registros que servem como provas e garantem transparência durante todo o processo de gestão. 

Controle Financeiro

Analisar os relatórios personalizados e acompanhar os dados em tempo real é o próximo passo e um dos mais importantes.

Só assim os administradores são capazes de tomar decisões cada vez mais assertivas e evitar surpresas desagradáveis no orçamento. Por meio dessa análise também será possível rever processos e fazer melhorias contínuas.

Faça Auditorias

Uma das grandes dificuldades de qualquer gestor é fazer auditorias. Mas com as soluções de gestão isso pode ser feito com poucos cliques, facilitando muito a vida do administrador. 

Os benefícios

Mais eficiência, menos gasto de recursos

Assim como em uma empresa, um dos maiores benefícios dos softwares de gestão de condomínios é a eficiência e economia de tempo. Com a automação de processos rotineiros, como acompanhamento de limpezas, inspeções e manutenções, os gestores conseguem realizar mais em menos tempo.

Além disso, a centralização das informações em um único sistema facilita o acesso rápido a dados importantes, como histórico de ocorrências. Isso elimina a necessidade de buscas demoradas por documentos e informações, permitindo uma resposta mais ágil às demandas dos moradores e aos desafios diários da administração.

Economia de dinheiro: redução de custos operacionais e de perdas patrimoniais

Talvez a economia financeira seja o maior benefício de todos!

A começar pela automatização de processos que minimiza a necessidade de mão de obra adicional para tarefas administrativas. Com menos horas dedicadas ao retrabalho ou à correção de erros, os custos com funcionários ou serviços terceirizados diminuem.

Outra vantagem financeira está na capacidade desses sistemas de ajudar na gestão eficiente dos recursos do condomínio. Através do monitoramento e controle detalhado de despesas, é possível identificar e corrigir rapidamente desperdícios, otimizando o uso do orçamento condominial. 

Uma terceira economia financeira é a perda patrimonial por negligência ou ausência de manutenções programadas.

Além disso, a geração de relatórios automatizados proporciona uma visão clara e precisa da saúde do condomínio, facilitando a tomada de decisões informadas.

Transparência e satisfação dos condôminos

Um condomínio bem gerido não só economiza tempo e dinheiro, mas também promove a satisfação e a confiança dos condôminos. 

Os softwares de gestão oferecem transparência, permitindo registros de evidências, auditorias, vistorias e acesso aos dados. Além de garantir que tudo está conforme preveem as leis relativas ao negócio.

Essa transparência cria um ambiente de confiança, onde os condôminos se sentem mais seguros em relação à administração do condomínio.

Segurança e Acesso

A digitalização de documentos reduz muito os riscos de perdas de informações importantes e permitem acesso facilitado de forma segura quando necessário.

Os softwares de gestão de condomínios estão, sem dúvida, revolucionando o setor.

Para síndicos e administradores que desejam uma gestão mais eficiente, transparente e com menos estresse, a adoção dessas ferramentas é, sem dúvida, um passo na direção certa. 

Para garantir uma gestão condominial completa, você pode utilizar as soluções que o software de manutenção predial da TrackingTrade. 

Por meio delas, é possível programar, acompanhar e executar manutenções preventivas, fazer gestão de conformidades, auditorias, registro de evidências e muito mais. Tudo com informações integradas, rapidez e segurança. 

Para entender melhor sobre as soluções TrackingTrade, basta agendar uma demonstração gratuita das nossas ferramentas.

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