Se você chegou até este texto, certamente já sabe o que são os registros de dados e sua importância para a obtenção de certificações de segurança. Da mesma forma, também já possivelmente conhece as diferenças entre documentos e registros e entende a necessidade de manter checagens operacionais, contando para isso com a ajuda de ferramentas de checklist digital.
De forma resumida, podemos dizer que registros são anotações de ações executadas pela empresa ou o conjunto de dados que mostram o resultado de alguma iniciativa.
Eles servem como prova de que algo aconteceu e podem ser consultados para mostrar como uma atividade, projeto ou plano de ação foi realizado no passado.
Fotos, vídeos, notas fiscais, atas de reunião, evidências de auditorias, propostas assinadas por clientes, formulários de dados preenchidos são exemplos desse tipo de informação documentada.
Por que criar e manter registros?
A resposta mais superficial é porque é necessário atender as agendas de auditorias ou certificações de qualidade usadas em diferentes setores – o ISO 9001:2015 é o mais comum. Mas vai se dar mal o gestor que tomar a obtenção das certificações como um fim, e não como um meio.
Porque o mais importante é melhorar processos para, no fim das contas, melhorar a sua empresa. A obediência aos padrões de auditorias e certificações garante maior agilidade no desenvolvimento de produtos a fim de satisfazer os clientes e alcançar o sucesso sustentado.
Daí a importância dos registros com base em evidências (fotos, documentos, atas, e-mails enviados, etc). Eles podem ser revistos (mas nunca alterados) e analisados a fim de verificar o que deu errado em determinado processo e ainda embasar um plano de melhoria contínua.
Onde aplicar
A aplicação dos registros de evidências é muito amplo. Vale para setores que não têm nada a ver um com o outro e para departamentos que sequer se conversam dentro de uma grande companhia. De modo geral, o grande objetivo em usar o registro de evidências é melhorar a gestão de qualidade e a segurança do trabalho.
Aqui vale realizar uma definição simples mas que pode facilitar o entendimento: “Evidência” significa clareza, certeza. É tudo que pode ser usado para comprovar se algo é verdadeiro ou falso.
Por exemplo: se um auditor da própria empresa constata um incidente, uma falha em um maquinário que pode resultar em acidentes, é papel dele fotografar – ou seja, registrar – o problema para transformar aquilo em uma evidência. Essa informação comprovada será levada aos superiores que deverão corrigir o problema.
Ferramentas que podem auxiliar
No discurso parece muito fácil, mas como arquivar e encaminhar esses registros? Pelo celular? E-mail? Mesmo utilizando meios digitais (pasme: algumas empresas ainda usam papel e prancheta), o processo pode ser bastante complexo ainda mais se for necessária a utilização em larga escala.
Desenvolvido pela TrackingTrade, o We.Check é uma solução para realizar o registro de evidências. É um sistema com versões web e mobile que faz checklists digitais e que também pode ser usado para o registro de evidências.
Um dos diferenciais é o ambiente do app, totalmente amigável e de fácil utilização mesmo com quem não tem familiaridade com ferramentas digitais. Além disso, sua implantação é leve, realizada de forma gradual, rápida e com pouca necessidade de longos treinamentos com a equipe.
Entre em contato para saber mais. Até a próxima!